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浅谈公文处理几点注意事项

点击次数:177 发布时间:2023-11-30 来源: 金沙娱场城app(官方VIP认证)-最新App Store


    公文,可以理解为“公务文书”,于企业而言,公文是依法依规开展经营管理和公务活动的重要工具,公文能够反映各单位进行公务管理过程,发布后具有法定的权威性和特定效力,同时它具有规范的体式(格式),提高公文写作与处理水平是提高经营管理效能的前提条件和重要体现。
    其中公文处理尤为重要,它是公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的综合性工作,如何做好公文处理工作,现从公文处理的两个环节浅谈几点注意事项。
    一是拟制公文要树立整体观念。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序,是相关部门将与经营活动有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理出适用的信息,将其形成文稿,再进行修改、完善、审核、签批的过程。
    作为主办部门一是应熟知公文的规范体式以及公文要素的具体要求,正确使用文种并规范格式;二是公文内容应从实际出发,分析问题实事求是,所提方案措施切实可行,且正文应内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练;三是涉及其他单位、部门职权范围内的事项,主办部门必须征求相关单位、部门意见,力求达成一致,重要文件需由单位负责人主持、指导起草工作。
    二是公文办理要提高责任意识。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档,该环节需要各责任部门协调合作、积极跟进、通力配合,是公文处理中最繁杂且重要的环节,容不得任何一个环节的疏漏和懈怠。
    收文办理。公司行政人事部作为公文管理主管部门,各部门、单位收文外部送达的公文,应及时提交行政人事部进行登记上传(紧急文件可先行请示领导意见跟进落实),随后按照程序呈阅公司相关领导,主办部门办理根据领导批示抓好落实,其中涉及上级单位急文,行政人事部根据上级单位批办意见,在系统内提请公司领导批示的同时,发送主办部门知晓并按要求会同协办部门准备材料和按时上报,紧急必要且涉及重大事项的需第一时间征求主管领导意见,避免因系统流转不及时或理解方向错误等原因造成文件的迟报、漏报等现象,同时要及时将办理情况及相应上报材料上传系统,以便日后查证。
    发文办理。严格意义上将是指以本单位名义制发的公文,是从签批以后直至成文印制完毕、传递发出的一系列工作过程。发文有内部发文和外部发文,其中外部发文需要注意一是使用正确的文种及规范格式;二是正确使用主送单位的全程和简称;三是上行文应在正文后备注联系人及联系电话,以便后期事宜的沟通;四是拟制公文部门根据办理和上报要求及时跟进发文进度,需报送上级单位的告知行政人事部上报要求,以确保的规定时间内正确报送至指定单位或部门。在此过程中,行政人事部会与公文拟制部门在核稿、审批、复核、发送等环节进行反复沟通、确认,以确保最终成文的规范、有效和及时。
    整理归档。即公文处置办理完毕后整理归档过程,需各部门按照一定的标准,对已办结公文做出归档、暂存等安排的过程。经过近十年的档案整理工作的开展,各部门在公文跟办及打印归档方面均能按照规范及时打印,同时不断从中总结经验,如页码提前标注并在首页备注“共X页”,提前对照档案保存年限进行分类、日常及时清除固定文件的订书钉等等,为节约档案集中整理时间,提高归档效率打下基础。
    公文处理中还有公文管理环节,是指遵循保密、公开、档案等法律法规的相关要求,对公文保管、利用、安全等实施科学系统管理的过程,包括涉密公文保管和使用、公文公开发布、公文撤销和废止、公文移交等诸多内容,因涉及面广、注意事项繁多,本次不在此赘述,谨以以上两环节注意事项作为分享,望各位资深及专业人士批评指正。(行政人事部  张伟秀)

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